Stagionalità nel ristorante: come tenere in piedi i conti quando i coperti calano

A novembre il tuo locale fa la metà dei coperti di agosto. L'affitto resta identico. Le utenze pure, a volte salgono perché accendi il riscaldamento. Il personale, se non lo tocchi, ti costa uguale su un fatturato che si è ridotto. Questo è il problema vero della stagionalità: non è che guadagni meno, è che i costi fissi diventano una percentuale molto più pesante di un fatturato più piccolo.

Mettiamo un ristorante che d'estate fa 700 coperti a settimana e incassa 21.000 euro. D'inverno scende a 350 coperti e 10.500 euro. Se i costi fissi settimanali (affitto, utenze base, quota di personale fisso) sono 6.000 euro, d'estate pesano il 28% del fatturato. D'inverno, sullo stesso importo, pesano il 57%. Rifai questo conto con i tuoi numeri: ti serve per capire quanto margine di manovra hai davvero nei mesi lenti.

Quali costi puoi tagliare in bassa stagione e quali no

La domanda giusta non è "cosa taglio", è "cosa posso rendere elastico rispetto ai coperti". Alcuni costi si comprimono bene, altri no. Confondere le due categorie è il motivo per cui molti locali arrivano a marzo con la cassa in rosso senza capire dove sono andati i soldi.

Costi che puoi comprimere davvero

• Materia prima fresca: con meno coperti ordini meno e più spesso. Meno scarto, meno immobilizzo in magazzino. Se vuoi capire quanto stai buttando anche ora che i volumi sono bassi, il metodo per misurarlo è lo stesso di sempre: quanto si butta davvero in un ristorante.
• Ore di personale extra: camerieri e aiutanti a chiamata, se li hai, li chiami meno.
• Menu: puoi restringerlo. Meno referenze significa meno scorte ferme e meno sprechi su piatti che d'inverno vendono poco.
• Orari di apertura: se il martedì sera fai 8 coperti, il conto tra costo di apertura e ricavo va rifatto ogni stagione, non deciso una volta per tutte.

Costi che restano quasi fissi, e vanno pianificati prima

• Affitto: a meno che il contratto preveda una parte variabile, non si tocca. Se il tuo locale ha una stagionalità marcata, è un tema da affrontare in fase di rinnovo del contratto, non a novembre.
• Personale a tempo indeterminato: non lo licenzi e riassumi ogni anno, ha un costo e un rischio che raramente conviene. Su questo punto meglio pianificare gli organici guardando il costo del personale nel ristorante come percentuale sul fatturato annuo, non sul singolo mese.
• Utenze di base: la quota fissa in bolletta la paghi comunque. Puoi lavorare sui consumi variabili, non su quella. Per capire quanto pesano davvero, conviene partire da una analisi come quella su quanto pesano le utenze sul bilancio di un bar.
• Assicurazioni, licenze, manutenzioni programmate: costi annuali che non si dividono per stagione, ma vanno spalmati mentalmente su tutti e 12 i mesi quando fai il conto.

Gestire il personale nei mesi lenti senza distruggere il servizio

Il primo istinto è tagliare ore. È giusto, ma va fatto con un criterio, non a sensazione. Prendi il tuo fatturato per fascia oraria e per giorno della settimana negli ultimi due inverni, se li hai. Se non li hai, inizia a raccoglierli da questo inverno: sono l'unico dato che ti permette di decidere con certezza dove tagliare turni senza rovinare il servizio nei momenti che ancora tengono.

Un errore comune è tagliare le ore in sala e lasciare la cucina piena, o viceversa, senza guardare il rapporto tra i due. Se in bassa stagione fai 40 coperti a servizio invece di 90, probabilmente non ti servono due cuochi e due aiutanti come in agosto: ti serve capire qual è la squadra minima che tiene la qualità, non la squadra che tenevi quando il locale era pieno.

Sui contratti a chiamata o part time verticale, verifica sempre le regole di preavviso e le tutele previste, che trovi definite nella normativa sul lavoro intermittente pubblicata sul sito INPS: sbagliare qui costa più di quello che pensi di risparmiare.

Fornitori: cosa rinegoziare e cosa no

In bassa stagione hai una leva che in alta stagione non hai: il tempo per parlare con i fornitori. Non aspettarti sconti sul prezzo al chilo, quello è legato al mercato e alla qualità, non ai tuoi volumi. Puoi invece lavorare su:

• Frequenza delle consegne, per abbassare la scorta media e liberare cassa.
• Formati più piccoli per i prodotti freschi, anche se costano di più al chilo, se ti evitano lo scarto. Il confronto va sempre fatto correttamente, come spiegato nel metodo per il prezzo al chilo tra formati diversi.
• Sospensione temporanea di prodotti stagionali che d'inverno non vendi, invece di tenerli in listino a scorta ferma.

Approfitta anche del fatto che con meno coperti hai più tempo per controllare le fatture riga per riga. Novembre è il mese giusto per verificare se qualche fornitore ti ha alzato un prezzo senza avvisarti: è più facile accorgersene quando ordini meno cose e con più calma, seguendo un metodo simile a quello descritto per scoprire un aumento di prezzo dal fornitore prima che ti mangi il margine.

Conviene chiudere un giorno o due a settimana d'inverno?

Qui la risposta onesta è: dipende dal conto, non dall'abitudine del quartiere. Prendi il giorno che vuoi chiudere e calcola quanto incassa in media in bassa stagione, quanto costa tenerlo aperto (personale, utenze, materia prima che comunque devi avere pronta) e confronta.

Mettiamo un martedì che incassa 900 euro e ti costa 1.100 euro tra personale minimo e utenze: chiuderlo ti fa risparmiare 200 euro a settimana, moltiplicati per le settimane di bassa stagione. Se invece quel martedì incassa 1.400 euro e ti costa 1.100 euro, chiuderlo è un errore anche se "sembra" un giorno morto. Il punto non è la sensazione di sala vuota, è il numero sul foglio.

Il break even cambia con la stagione, e devi ricalcolarlo

Molti ristoratori calcolano il punto di pareggio una volta e lo usano tutto l'anno. È un errore, perché costi e prezzo medio del coperto cambiano tra alta e bassa stagione, e quindi cambia anche il numero di coperti che ti serve per pareggiare. Il metodo di calcolo resta lo stesso descritto nell'articolo sul punto di pareggio del ristorante, ma va rifatto con i costi fissi e lo scontrino medio del periodo che stai vivendo, non con la media annuale.

Mettiamo che in alta stagione il break even sia 45 coperti al giorno. In bassa stagione, con costi fissi che restano quasi uguali ma con uno scontrino medio magari più basso perché lavori più a pranzo che a cena, quel numero può salire a 60 coperti. Se sai che d'inverno fai in media 40 coperti al giorno, hai un problema concreto da risolvere prima che si presenti come buco di cassa a febbraio: o alzi lo scontrino medio, o tagli i costi fissi, o accetti che quei mesi lavorino in perdita controllata perché li ripaghi in alta stagione.

Alzare lo scontrino medio quando i coperti sono pochi

Se non puoi portare più gente al tavolo, puoi far spendere di più chi arriva. In bassa stagione ha senso spingere su menu degustazione, abbinamenti vino, dolci fatti in casa: chi viene fuori stagione spesso è un cliente più motivato, non un turista di passaggio, e risponde bene a proposte studiate. Le tecniche concrete sono le stesse spiegate in come alzare lo scontrino medio senza perdere clienti, ma in bassa stagione hanno un peso relativo maggiore: ogni euro in più di scontrino pesa di più su un conto già tirato.

Metti tutto insieme in un conto settimanale

La stagionalità si gestisce bene solo se hai un foglio che mette insieme tutto: fatturato previsto, costi fissi, costo variabile del personale, materia prima, utenze. Non serve un gestionale complicato, serve farlo ogni settimana e confrontarlo con la settimana corrispondente dell'anno prima.

VoceAlta stagione (settimana tipo)Bassa stagione (settimana tipo) Fatturato21.000 euro10.500 euro Costi fissi (affitto, utenze base, personale fisso)6.000 euro6.000 euro Personale variabile2.800 euro1.200 euro Materia prima6.300 euro3.400 euro Margine residuo5.900 euro-100 euro

In questo esempio dichiarato, la bassa stagione pareggia appena. Se invece il tuo conto vero mostra un margine negativo più ampio, sai già dove guardare: prima i costi fissi che puoi rinegoziare (affitto, contratti utenze), poi il personale variabile, e solo alla fine il menu. Tagliare prima sulla qualità del piatto è quasi sempre l'errore che ti fa perdere i clienti che restano.

Per costruire questo foglio con la distinzione corretta tra le voci, parti dalla separazione base descritta in costi fissi e variabili del ristorante: senza quella distinzione, ogni conto sulla stagionalità resta approssimato.

Il primo passo da fare questa settimana

Prendi il fatturato delle ultime quattro settimane e i costi fissi reali del tuo locale. Calcola quanto pesano i fissi in percentuale sul fatturato di questo periodo, non su quello di agosto. Se il numero ti spaventa, hai già la lista delle prossime tre cose da fare: rivedere i turni della settimana prossima, chiamare un fornitore per rinegoziare la frequenza delle consegne, e decidere se un giorno di apertura va davvero tenuto aperto.