Costi fissi e variabili del tuo ristorante: come separarli e controllarli

Un venerdì fai 90 coperti. Il lunedì dopo, chiuso, ne fai zero. L'affitto lo paghi identico in entrambi i casi. Il pesce fresco, invece, lo compri solo se apri e solo nella quantità che ti serve. Questa è la prima cosa da capire: non tutti i costi del locale reagiscono allo stesso modo a quello che succede in sala. Alcuni restano fermi. Altri seguono i coperti come un'ombra. Se li tieni tutti insieme in un unico mucchio di "spese", non riesci a capire dove intervenire quando il conto non torna.

Cosa sono i costi fissi di un ristorante

I costi fissi sono quelli che paghi anche se non apri, anche se non serve un piatto, anche se la sala è vuota. Non dipendono dai coperti che fai in un mese, ma dal fatto che il locale esista e sia attivo.

Gli esempi più comuni nella ristorazione:

• Affitto o mutuo del locale
• Stipendi del personale a tempo indeterminato, con le relative buste paga fisse ogni mese
• Quota fissa delle utenze, quando il contratto prevede un minimo garantito
• Canoni software, gestionale di cassa, abbonamenti vari
• Assicurazioni del locale
• Rate di leasing su attrezzature (forno, abbattitore, forni per pizza)

Mettiamo un ristorante con affitto da 2.200 euro al mese, due dipendenti fissi che costano insieme 4.800 euro al mese di stipendio lordo con contributi, e altri 600 euro tra canoni e assicurazioni. Il totale fisso mensile è 7.600 euro. Questo numero lo paghi identico che tu faccia 800 coperti al mese o 400. È il motivo per cui, quando i coperti calano, il primo problema non sono le materie prime: è che i fissi restano lì, uguali, a mangiarsi il margine.

Cosa sono i costi variabili nella ristorazione

I costi variabili si muovono insieme ai coperti. Più piatti servi, più materia prima consumi, più gas usi per cucinare, più tovaglioli lavi. Se un giorno chiudi, questi costi crollano quasi a zero.

Gli esempi principali:

• Materie prime: carne, pesce, verdura, farina, vino
• Consumo di gas e parte variabile della corrente legata alla produzione
• Materiali di consumo: tovaglioli, contenitori da asporto, pellicola
• Straordinari e personale extra chiamato nei weekend o negli eventi
• Lavaggio biancheria in base al volume di servizio

Prendi un ragù che ti costa 2,40 euro a porzione di materia prima. Se in una settimana servi 60 porzioni, spendi 144 euro. Se la settimana dopo ne servi 20 perché piove e la sala è mezza vuota, spendi 48 euro. Il costo si è mosso con i coperti, esattamente come deve fare un costo variabile. Rifai questo conto con i tuoi piatti più venduti: prendi il costo a porzione e moltiplicalo per le porzioni reali della settimana, non per una stima a occhio.

Perché separarli cambia le decisioni che prendi

Se guardi solo il totale delle spese del mese, vedi un numero grosso e basta. Non sai se il problema è che paghi troppo di affitto o che stai buttando troppa materia prima. Separare fissi e variabili ti dice dove puoi agire e con che tempi.

Sui costi fissi puoi intervenire solo con decisioni lente: rinegoziare l'affitto, cambiare fornitore di energia, rivedere un contratto di leasing. Cose che richiedono mesi e spesso un cambio di scadenza contrattuale.

Sui costi variabili puoi intervenire subito, piatto per piatto, ordine per ordine. Cambi porzionatura, cambi fornitore su un singolo prodotto, riduci lo scarto in cucina. Se vuoi capire quanto perdi davvero in scarto di lavorazione, trovi il metodo nell'articolo su quanto costa davvero quello che butti.

Un errore comune è provare a tagliare i variabili quando il problema reale sono i fissi troppo alti per i coperti che fai. Se il tuo affitto assorbe una fetta enorme del fatturato, comprare farina più economica non ti salva il mese.

Come calcoli i tuoi costi fissi mensili

Prendi un foglio, anche solo un foglio di calcolo semplice, e elenca tutto quello che paghi indipendentemente dai coperti:

1. Affitto o rata mutuo del locale
2. Stipendi fissi lordi, comprese le quote contributive a carico del datore di lavoro che versi tramite i canali previsti dall'INPS
3. Quota fissa di luce, gas, acqua se il contratto ha un minimo garantito
4. Canoni software, POS, gestionali, connessione internet
5. Assicurazioni
6. Rate di leasing o finanziamenti su attrezzature

Somma tutto: quello è il tuo costo fisso mensile. Dividilo per i giorni di apertura del mese e ottieni quanto ti costa aprire, ogni singolo giorno, prima ancora di vendere un piatto. Se apri 26 giorni al mese e il fisso è 7.600 euro, ogni giorno di apertura ti costa circa 292 euro solo per esistere, prima di qualsiasi vendita.

Se chiudi il lunedì, i costi fissi diminuiscono?

In gran parte no. Affitto, stipendi fissi e canoni restano identici che tu apra sei giorni o sette. L'unica voce che può scendere leggermente è la quota variabile di corrente e gas, perché il locale è spento e non cucini. Ma quella è già una voce variabile, non fissa.

Questo è il motivo per cui chiudere un giorno a settimana non "risparmia" quanto sembra a naso. Riduce i variabili di quel giorno, ma i fissi restano lì, spalmati sui giorni che rimangono aperti. Se stai valutando quanti coperti ti servono per coprire tutto, il calcolo giusto è quello del punto di pareggio: quanti coperti minimi ti servono ogni settimana per pagare fissi e variabili insieme.

Come usi questa distinzione per aumentare i margini

Una volta che hai fissi e variabili separati, puoi fare due conti che prima non riuscivi a fare.

Il primo: calcolare quanto margine ti resta per coperto una volta pagati i variabili, e quanti coperti servono perché quel margine copra i fissi. Se il margine medio per coperto, tolti i variabili, è di 12 euro, e i fissi giornalieri sono 292 euro, ti servono almeno 25 coperti al giorno solo per andare in pari. Tutto quello che vendi sopra quella soglia è margine vero.

Il secondo: capire dove intervenire quando il margine si stringe. Se il problema sono i variabili, guarda porzioni, scarti, fornitori. Se il problema sono i fissi rispetto ai coperti reali, il tema diventa aumentare lo scontrino medio o i coperti, non tagliare sulla materia prima. Per la prima leva trovi spunti pratici nell'articolo su come alzare lo scontrino medio senza perdere clienti.

Tenere sotto controllo i variabili richiede anche sapere subito quando un fornitore alza un prezzo, perché un aumento di 30 centesimi al chilo su un prodotto che usi ogni giorno cambia il margine di ogni piatto che lo contiene, anche se tu non te ne accorgi finché non arriva il conto del mese.

Il conto settimanale che mette insieme tutto

Il modo più semplice per non perdersi è tenere un foglio settimanale con tre righe: fissi (dividendo il mensile per 4,3 settimane), variabili reali della settimana, coperti fatti. Con questi tre numeri vedi subito il margine per coperto e capisci se la settimana ha coperto i fissi o no. Non serve un gestionale complicato: basta aggiornarlo ogni lunedì con i dati della settimana appena chiusa.