Come scoprire un aumento di prezzo dal fornitore prima che ti mangi il margine

Il conto in bolla torna sempre. Il totale è quasi identico al mese scorso, magari qualche euro in più, e passi oltre. Poi arriva la sera in cui ricalcoli il food cost della carbonara e scopri che il guanciale ti costa il 12% in più da tre mesi. Nessuno te lo ha detto. Nessuno doveva dirtelo: il fornitore ha solo cambiato il prezzo al chilo tenendo il formato della confezione diverso, o ha alzato il listino di dieci centesimi alla volta, mese dopo mese.

Gli aumenti che fanno male non sono quelli comunicati con una lettera. Sono quelli che passano dentro la bolla di consegna, dove nessuno li legge riga per riga perché il totale sembra normale. Qui sotto ci sono tre controlli che puoi fare con le bolle che hai già nel cassetto, senza software e senza commercialista.

Primo controllo: confronta la bolla di oggi con quella di un mese fa

Prendi due bolle dello stesso fornitore, distanti almeno tre o quattro settimane. Cerca lo stesso articolo, lo stesso codice prodotto se la bolla lo riporta. Metti a confronto tre numeri: quantità, prezzo unitario, importo. Non basta guardare l'importo finale della riga, perché se cambia anche la quantità ordinata l'importo non ti dice nulla sul prezzo.

Mettiamo un caso concreto: hai ordinato 10 chili di mozzarella a 6,80 euro al chilo il mese scorso, oggi hai ordinato 8 chili a 7,10 euro al chilo. L'importo totale è più basso di prima, 56,80 euro contro 68 euro, ma il prezzo unitario è salito del 4,4%. Se guardassi solo il totale in fondo alla bolla, penseresti che il fornitore ti sta costando meno. Invece ti costa di più per ogni chilo che usi.

Fai questo confronto su cinque o sei articoli che pesano di più sul tuo food cost, quelli che compri ogni settimana: farina, olio, carne, pesce, formaggi. Non serve controllare tutta la bolla riga per riga ogni volta, ma questi pochi articoli critici sì, e ti porta via dieci minuti.

Secondo controllo: riporta tutto al prezzo per chilo o per litro

Il trucco più comune non è alzare il prezzo, è cambiare il formato. Il fornitore ti vende la stessa referenza in una confezione da 900 grammi invece che da un chilo, tenendo il prezzo a confezione identico. Sulla bolla vedi lo stesso numero e pensi che nulla sia cambiato. In realtà hai pagato lo stesso importo per il 10% di prodotto in meno.

L'unico modo per non cadere in questo tranello è riportare sempre il prezzo all'unità di misura reale: euro al chilo, euro al litro, euro al pezzo se il pezzo ha un peso standard dichiarato. Prendi il prezzo della confezione e dividilo per il peso netto, non per il numero di confezioni. Mettiamo una cassa di pomodori pelati che passa da 3 chili netti a 2,7 chili netti, a parità di prezzo cassa di 4,50 euro: prima pagavi 1,50 euro al chilo, ora ne paghi 1,67. Un aumento del 11% mascherato da packaging identico.

Questo controllo conviene farlo anche quando confronti due fornitori diversi per lo stesso prodotto, perché uno ti vende la farina in sacchi da 25 chili e l'altro in sacchi da 22,5 chili: il prezzo a sacco non dice niente, il prezzo al chilo sì.

Terzo controllo: confronta il prezzo dell'ordine con quello della consegna

Molti fornitori confermano il prezzo al telefono o via messaggio quando prendono l'ordine, poi la bolla che arriva con il camion riporta un prezzo diverso, di solito più alto, giustificato con "il listino è cambiato in giornata" o semplicemente senza nessuna spiegazione. Se non controlli, quel differenziale entra in contabilità come se lo avessi accettato.

Tieni una nota, anche solo sul telefono, del prezzo concordato per gli articoli principali quando fai l'ordine. Alla consegna, prima di firmare la bolla, confronta quei due numeri. Se non coincidono, hai due strade: fai correggere la bolla subito, oppure la accetti ma segnali per iscritto la discrepanza, così hai una prova per la prossima chiamata al fornitore. Firmare la bolla senza controllare equivale a dare il consenso scritto a qualsiasi prezzo ci sia scritto sopra.

Perché conviene tenersi le bolle vecchie

Senza uno storico, ogni controllo di cui sopra è impossibile. Non serve un archivio sofisticato: bastano le bolle in ordine cronologico, cartacee o gli allegati XML della fattura elettronica, raggruppate per fornitore. Il formato XML della fattura elettronica, tra l'altro, contiene già il prezzo unitario e la quantità in campi strutturati, quindi se il tuo fornitore ti manda anche la fattura elettronica oltre alla bolla, quella è spesso più semplice da confrontare riga per riga rispetto al DDT cartaceo, perché il tracciato è sempre uguale per struttura, come previsto dalle specifiche tecniche pubblicate su fatturapa.gov.it.

Un archivio di sei mesi ti permette di vedere se un aumento è un episodio isolato, magari legato a una materia prima che è davvero salita per tutti, oppure se è un trend che il fornitore sta applicando a te in particolare mentre magari con altri clienti tiene fermo. Senza confronto nel tempo, ogni aumento sembra normale perché non hai un metro.

Come portare il numero al tavolo della trattativa

Quando trovi un aumento, non presentarti dal fornitore dicendo "mi sembra che i prezzi siano saliti". Porta la bolla di tre mesi fa e quella di oggi, l'articolo, il prezzo al chilo di entrambe, la percentuale di aumento. È una conversazione di cinque minuti invece di una discussione senza numeri in mano.

Spesso il fornitore ha davvero avuto un aumento a monte e te lo spiega, altre volte si accorge che nessuno controllava e trova margine per tornare indietro, almeno in parte. In entrambi i casi tu esci dalla trattativa sapendo esattamente quanto pesa quel prodotto sul tuo food cost, e puoi decidere se cambiare fornitore, cambiare piatto o alzare il prezzo in menu. Chi gestisce anche lo scontrino medio del locale trova utile leggere come alzare lo scontrino medio senza perdere clienti, perché un aumento sui fornitori a volte si compensa meglio lavorando sul menu che tagliando altrove.

Cosa guardare il mese prossimo

Non aspettarti di trovare un aumento eclatante ogni volta che controlli le bolle. La maggior parte dei mesi i numeri torneranno uguali, ed è giusto così. Quello che cambia è l'abitudine: se il mese prossimo controlli di nuovo gli stessi cinque o sei articoli critici, riportati a prezzo per chilo, e confronti ordine e consegna, un aumento che parte lo vedi entro trenta giorni invece che scoprirlo a fine trimestre quando è già costato centinaia di euro.

Tenere sotto controllo il costo dei fornitori serve a poco se poi non sai quanti coperti ti servono per stare in equilibrio: su questo può aiutare il calcolo del punto di pareggio del ristorante, perché un aumento del 5% sulla materia prima sposta anche quella soglia, e vale la pena saperlo prima di trovarsi a fine mese con i conti che non tornano.