Ordini troppo grandi: come capire quanto ordinare senza riempire il magazzino

Apri la cella frigo il lunedì mattina e trovi ancora due cassette di petto di pollo arrivate giovedì scorso. Non è stata una settimana fiacca per caso: è il terzo lunedì di fila che succede. Quella merce, tra scadenza vicina e taglio da buttare, ti costa più di quanto pensi. Il problema non è il fornitore che ti ha venduto troppo. Il problema è l'ordine che hai fatto tu, basato sulla pancia invece che sui numeri.

Quanto ti costa un ordine sbagliato, in euro veri

Mettiamo un ristorante che fa 180 coperti a settimana e serve un piatto a base di petto di pollo in circa un coperto su tre: 60 porzioni a settimana, da 180 grammi ciascuna. Il fabbisogno reale è quindi 10,8 chili di petto a settimana. Se il titolare ordina 15 chili perché "così sono tranquillo fino a giovedì prossimo", avanzano 4,2 chili ogni settimana.

Quel surplus non sparisce gratis. Parte si congela e perde qualità, parte scade e finisce nel bidone, parte viene usata male per smaltirla in fretta, magari in un piatto del giorno che non rende quanto dovrebbe. Se stimi un valore medio di 6 euro al chilo per il petto di pollo, 4,2 chili in eccesso valgono circa 25 euro a settimana. Moltiplica per quattro settimane e sei a 100 euro al mese solo su questo ingrediente. Se lo stesso errore si ripete su altri tre o quattro prodotti ad alta rotazione, il conto arriva facilmente a 200 euro al mese buttati per ordini sovradimensionati. Rifai lo stesso calcolo con i tuoi coperti e i tuoi prezzi: il numero esatto lo trovi solo guardando le tue fatture e il tuo bidone.

Il calcolo per capire quanto ordinare davvero

Non serve un foglio Excel complicato. Serve rispondere a tre domande, in quest'ordine.

1. Quanti coperti fai davvero in una settimana

Non quanti ne vorresti fare, quanti ne fai. Prendi le ultime quattro settimane, escludi eventi fuori norma (un matrimonio, una chiusura per ferie) e calcola la media. Se hai oscillazioni forti tra inizio e fine settimana, tienile separate: non è lo stesso locale il martedì e il sabato sera.

2. Che percentuale di coperti ordina quel piatto

Guarda gli scontrini o il gestionale di cassa. Se il piatto con petto di pollo esce in un coperto su tre, quella percentuale è il tuo moltiplicatore. Non serve un software sofisticato: basta contare quante volte compare la voce negli ultimi 20-30 giorni e dividere per i coperti totali dello stesso periodo.

3. Quanto pesa la porzione reale, non quella scritta sulla scheda

Qui casca spesso l'asino. La scheda tecnica dice 180 grammi, ma in cucina c'è chi taglia 200 o 210 grammi "per abbondare". Pesa 5 porzioni a campione in un servizio normale e fai la media. Se la porzione reale è più alta di quella teorica, il tuo fabbisogno sale e l'ordine va corretto di conseguenza, non ridotto.

Moltiplica i tre numeri: coperti settimanali x percentuale di piatti ordinati x peso reale della porzione. Quello è il fabbisogno reale in chili a settimana. L'ordine dovrebbe stare vicino a questo numero, con un margine di sicurezza che dipende da quanto spesso consegna il fornitore, non da quanto ti fa comodo vedere la cella piena.

Il bidone dice la verità, il magazzino la nasconde

Un magazzino pieno dà la sensazione di essere al sicuro. In realtà nasconde il problema: finché la merce è in cella, sembra ancora un bene, non un costo. Diventa un costo evidente solo quando la butti, e a quel punto è già troppo tardi per correggere l'ordine di quella settimana. Per questo ha senso guardare il bidone prima ancora del magazzino: pesa o stima quanto butti di un ingrediente specifico in una settimana tipo, confrontalo con l'ordine fatto, e la differenza ti dice quanto hai sovrastimato. Se vuoi un metodo più strutturato per misurare lo scarto reale, trovi un approfondimento su quanto si butta davvero in un ristorante con i passaggi per farlo senza perdere ore.

Frequenza degli ordini: meglio spesso e piccoli, o radi e grandi

Dipende dalla deperibilità del prodotto e dalla frequenza di consegna del fornitore. Per un ingrediente fresco come il petto di pollo, due o tre consegne a settimana in quantità più piccole riducono il rischio di avanzi rispetto a un ordine unico pensato per durare sette giorni. Per prodotti secchi o surgelati il discorso cambia: lì puoi permetterti ordini più grandi perché il tempo non li penalizza allo stesso modo.

La regola pratica è questa: più un prodotto è deperibile, più l'ordine deve avvicinarsi al fabbisogno della singola consegna, non della settimana intera. Se il fornitore consegna il lunedì e il giovedì, dividi il fabbisogno settimanale in due tranche invece di ordinarlo tutto il lunedì.

Alta e bassa stagione: l'ordine non può restare uguale

Un errore comune è tenere lo stesso quantitativo di ordine tutto l'anno, magari perché è comodo ripetere l'ordine della settimana scorsa. Se i coperti scendono del 20% in bassa stagione, l'ordine deve scendere nella stessa proporzione, altrimenti il surplus si accumula proprio nei mesi in cui hai meno margine per smaltirlo. Rifai il calcolo dei tre fattori (coperti, percentuale, porzione reale) ogni volta che cambia la stagione, non solo una volta all'anno. Per capire come tenere i conti in equilibrio quando i coperti calano, qui trovi come gestire i costi nella stagionalità.

Il fornitore ti spinge a ordinare di più: come rispondere

Molti fornitori hanno una quantità minima d'ordine o offrono sconti solo sopra una certa soglia. È legittimo, ma non deve diventare la tua bussola. Se lo sconto su 20 chili ti fa risparmiare 10 euro ma poi ne butti 5 chili a 6 euro al chilo, hai perso 20 euro netti per guadagnarne 10. Fai sempre il confronto tra lo sconto offerto e il valore dello scarto probabile, non solo tra i due prezzi al chilo. Se il minimo d'ordine è davvero troppo alto per i tuoi volumi, vale la pena verificare se un fornitore diverso, o un cash and carry per i prodotti a bassa rotazione, si adatta meglio alla tua taglia di locale.

Come sapere se stai ordinando troppo o troppo poco

Due segnali semplici da controllare ogni settimana, senza bisogno di software dedicati:

• Se trovi sistematicamente merce avanzata prima della consegna successiva, stai ordinando troppo.
• Se devi fare ordini urgenti fuori dal giro normale del fornitore, magari pagando di più o andando tu stesso al grossista, stai ordinando troppo poco.

L'equilibrio sta nel mezzo, e lo trovi solo guardando i dati delle ultime settimane, non indovinando quello della prossima. Un inventario fatto con regolarità ti dà questi dati senza sorprese: se non lo fai ancora in modo sistematico, qui trovi il metodo per impostare un inventario che funziona davvero.

Il primo passo da fare questa settimana

Scegli un solo ingrediente ad alta rotazione, quello che ti dà più fastidio quando lo trovi scaduto. Calcola il fabbisogno reale con i tre fattori visti sopra: coperti medi, percentuale di piatti che lo usano, peso reale della porzione. Confronta il risultato con l'ultimo ordine fatto. Se la differenza è superiore al 20%, hai già trovato dove si nasconde una parte dei tuoi 200 euro al mese.

Un ordine sbagliato non si vede subito, si vede nel bidone tre giorni dopo. Ecco il calcolo concreto per capire quanto ordinare davvero, con un esempio numerico su petto di pollo e coperti settimanali. []