Inventario di magazzino: il metodo per trovare dove spariscono i soldi

Mettiamo un magazzino con 4.000 euro di merce a scaffale. Se a fine mese il conto teorico (quello che dovrebbe esserci in base a carichi e scarichi) dice 4.000 euro ma quello reale (quello che conti fisicamente) dice 3.550 euro, hai 450 euro che sono spariti. Non li hai venduti, non li hai fatturati. Sono evaporati tra scarti non segnati, porzioni fuori standard, furti o errori di carico. L'inventario serve esattamente a questo: a trasformare una sensazione ("qui manca qualcosa") in un numero su cui puoi agire.

Molti ristoratori fanno l'inventario una volta all'anno, per il commercialista, e lo vivono come un adempimento. Usato così non serve a niente per gestire il locale. Usato ogni settimana o ogni mese, diventa lo strumento che ti dice se il problema è in cucina, al bancone o in un errore di chi scarica le fatture.

Cosa conti davvero e in che ordine

Prima regola: non si conta "a occhio". Si conta per categoria, con un ordine fisso che si ripete identico ogni volta, altrimenti ti dimentichi sempre lo stesso angolo del frigo.

Dividi il magazzino in zone

Crea un elenco fisso: dispensa secca, frigo carne, frigo pesce, frigo verdure, surgelati, cantina/bevande, bar. Ogni zona ha un foglio o una scheda a parte. Conti sempre nello stesso ordine: eviti di saltare uno scaffale e di accorgertene solo a conti chiusi.

Conta per unità di acquisto, non a stima

Se compri l'olio in taniche da 5 litri, conti taniche intere più i decimi residui (una tanica a metà vale 2,5 litri, non "mezza tanica"). Se compri la carne a peso, pesi quello che resta, non stimi "un pezzo e mezzo". La stima è il primo motivo per cui l'inventario teorico e quello reale non torneranno mai, perché l'errore di stima si somma ogni settimana.

Registra prezzo di carico, non prezzo di listino attuale

Il valore di magazzino si calcola al prezzo a cui hai comprato quel prodotto, non al prezzo di oggi se nel frattempo è cambiato. Se hai tre lotti di farina comprati a prezzi diversi, usa il criterio che hai scelto (primo entrato primo uscito è il più semplice da gestire a mano) e tienilo fisso nel tempo, altrimenti i confronti tra un mese e l'altro non hanno senso.

Magazzino teorico e magazzino reale: come si confrontano

Il magazzino teorico è un calcolo: parti dal valore di magazzino dell'inventario precedente, aggiungi tutti i carichi (le fatture dei fornitori arrivate nel periodo) e sottrai tutti gli scarichi previsti dalle vendite, calcolati con le schede tecniche dei piatti. Il risultato è quanto dovrebbe valere il magazzino oggi, se tutto fosse andato secondo copione.

Il magazzino reale è quello che conti fisicamente, zona per zona, seguendo il metodo del paragrafo precedente.

Mettiamo questo esempio concreto. Magazzino teorico di fine mese: 6.200 euro. Conti il magazzino reale e trovi 5.780 euro. La differenza è 420 euro. Su un mese con 18.000 euro di costo merce, è il 2,3% del costo totale che non riesci a spiegare con le vendite registrate. Rifai questo conto sui tuoi numeri: la percentuale che ti preoccupa dipende dal tuo margine, non da una soglia valida per tutti.

Da dove arriva lo scostamento

• Scarti non segnati: verdura marcita buttata senza registrarla, pane avanzato gettato a fine servizio.
• Porzionatura fuori standard: il cuoco mette 220 grammi di carne dove la scheda tecnica ne prevede 180.
• Errori di carico: una fattura caricata con la quantità sbagliata, o caricata due volte.
• Consumi non fatturati: il pasto dello staff preso dal magazzino senza scaricarlo come consumo interno.
• Rotture di stock: bottiglie rotte, prodotti scaduti buttati prima di essere usati.

Per capire quanto pesano gli scarti rispetto al totale, un buon punto di partenza è tenere un registro separato di quello che butti: lo trovi spiegato in questo articolo sul metodo per misurare quanto si butta davvero.

Cosa fare se i numeri non tornano

Uno scostamento isolato di pochi euro su un singolo prodotto è normale: arrotondamenti, un etto di differenza nel peso di una pezza di carne, non è un allarme. Il problema comincia quando lo scostamento è ripetuto, sempre sullo stesso prodotto o sulla stessa categoria, mese dopo mese.

Segui questo ordine di verifica

1. Ricontrolla il conteggio fisico. Un errore di battitura sul foglio è la causa più comune e la più veloce da escludere.
2. Ricontrolla i carichi. Apri le fatture del periodo e verifica che le quantità caricate a sistema coincidano con quelle scritte in fattura. Un errore qui falsa tutto il teorico.
3. Ricontrolla le schede tecniche. Se la scheda di un piatto dice 150 grammi di pasta e in cucina se ne usano 180, ogni piatto venduto scarica meno di quanto consuma davvero. Più piatti vendi, più lo scostamento cresce.
4. Controlla gli scarti segnati. Se il registro scarti è vuoto ma il cestino della cucina non lo è, il problema non è nel magazzino: è nel fatto che nessuno scrive quello che butta.

Se dopo questi controlli lo scostamento resta e riguarda sempre lo stesso prodotto ad alto valore (filetto, pesce fresco, alcolici), è il momento di guardare anche fuori dal foglio: chi ha accesso a quella zona di magazzino, chi porziona, chi registra.

Quanto tempo ci vuole, in pratica

Un inventario completo di un locale con tre zone (secco, frigo, cantina) e un centinaio di referenze richiede in genere tra un'ora e mezza e tre ore, fatto da una persona sola, se il magazzino è ordinato e le etichette dei prezzi sono leggibili. Se il magazzino è disordinato la prima volta, conta il doppio: la seconda volta, con lo stesso ordine di conteggio, va più veloce. Fallo fuori dal servizio, a locale chiuso o prima dell'apertura, perché un conteggio interrotto è un conteggio da rifare.

Come registrare gli scarti durante il conteggio

Mentre conti, tieni a parte un foglio per quello che trovi scaduto, marcito o rotto in quel momento. Non lo sommi al magazzino reale: lo segni a parte, con prodotto, quantità e valore a prezzo di carico. Questo numero ti dice quanto hai perso in prodotti mai arrivati a un piatto, ed è diverso dallo scostamento tra teorico e reale: lo scostamento include anche gli errori di processo, questo foglio è solo lo spreco fisico che hai in mano. Per collegare questo dato al costo reale dei piatti, puoi confrontarlo con quanto spiegato in questo articolo sulla differenza tra food cost teorico e reale.

Il primo passo per questa settimana

Non serve partire con un inventario completo di tutto il locale. Scegli una sola zona, quella che ti preoccupa di più (spesso è il frigo carne o la cantina), e falla con il metodo di questo articolo: conteggio per unità di acquisto, prezzo di carico, confronto con il teorico calcolato da fatture e vendite della stessa zona. Entro venerdì avrai un numero solo, su una sola categoria, ma sarà un numero vero. Da lì, allarga alle altre zone un mese alla volta.

Il metodo passo passo per fare l'inventario di magazzino, confrontare il teorico con il reale e capire se il problema è un errore di carico o uno spreco vero. []